作為公司內部審計人員,要在工作中不斷觀察與總結,對內部控制、關鍵控制點多為關注,找出存在風險之處,對于審計判斷及審計工作都非常有用。以下在審計過程中總結發現的,實際工作中經常出現問題的環節例子:
例3-1權力過于集中部門或人員。
集團公司整體運營過程中,權力過于集中的部門或人員,均可能存在較大的風險,也是最容易出現問題的地方。如銷售、采購、工程、招聘等業務;或又由于業務人員過少,內控缺失,權限集中,加上制度不完善,監督管理不到位,導致經辦人員業務量集中,權力過大等。這類管理環節最容易出現問題,任何一個企業組織都是審計重點。
例3-2溝通不暢環節或文件資料。
集團公司,特別跨國企業,往往存在多種語言、文化匯合的情況,往往出現如上級講外語,下級講中文等。可能存在語言表達上、請示文件上風險,主要問題是在溝通相關的文件時有意轉移事件本相,欺瞞上級,以達到不可告人之目的。還有某些是利用領導信任、審核的錯漏、語言詞句的誤導,形成已審批文件,以達到內外勾結、謀取私利,損害公司利益的目的。如請示文件中附件不齊全,或更改附件;文字中隱藏其他內容;用小字體另外注明請示內容,通過上級不通中文,以達欺騙的領導目的等。內審要重視。
例3-3公司兼并、合資、合作交接時。
風險產生于變化中,變化越大,風險越大。特別是在公司兼并、合資、合作時,就是風險最大的時候。曾經有過這樣的一個案例,某一個公司在合資時,存在一個多億的預付款,在沒有施工、無驗收、無相關依據結算的的情況下,會計轉帳入固定資產;預付帳款無收貨、無實物,憑一紙無簽章證明入固定資產帳目。此項業務存在侵占公司資產,內外勾結私吞資產的可能,屬于嚴重的風險環節。
例3-4單個項目、設備、系統最昂貴的部位。
根據以往經驗,單個項目、設備、系統最昂貴的部位,最容易出現問題。在審計實務中發現的問題,設備項目要么是廠家不對,要么數量不對,材質不對,規格不符等;整個系統中最昂貴設備,如設備中的核心金屬部份等,此類重點資產,是資產中的核心部件,價值最高,如果存在問題,則最容易造成資產的損失。
例3-5長期虧損、或者稍有微利的組織單位。
集團下屬各分公司、機構、辦事處、倉庫等,長期虧損或稍的微利的單位,在實際工作中,此類組織管理人員利用管理層對他們的疏忽管理,他們會轉移利潤,高利潤轉為低利潤,有利潤轉為無利潤,造成年年虧損或微利狀態,以達到個人非法目的。值得重點關注。
例3-6業務操作交接處。
環環相扣的地方,如一人操作結束而在另一個操作開始的地方,部門與部門之間、車間與車間之間等。存在責任不清,銜接不暢的問題。如產品交接點、物品調配處等,均是風險較高,容易出現問題的地方。
例3-7更改容易且技術性強的業務。
及時且易于采取糾正行動的地方,檢查發現后就能及時改正。如系統數據的更改,但通過權限又能及時改回原狀。
例3-8長期沒有關注的地方或環節,為糾正行動留下時間的地方;
如企業工會、飯堂、副產品、福利費開支等,因為涉及到員工利益,一般人無法查收或不重視,認為都是發給工人,無需進行檢查與核對;飯堂物料的采購、領用都有時效性,就算你第二天核查,也是時過景遷,無法了解當時發生的事實,當事人可以有時間更改物資數據,從而給舞弊留下操作空間。
例3-9殘次品處理也是肥缺。
一項已完成的任務或糾正錯誤活動完成之后,收拾戰場也是創收之源;如銷售舊物資、次產品等,通過內外勾結更改或更換標的物,從而達到以好充次的方式,低價出售給串通人員等。
例3-10資源、資產的責任關系發生變化的地方。
如人員、財務、資產等,具體的如設備交接過程、物資轉移過程、均有可能出現問題。
例3-11變化就有風險。
新制度、新系統、新項目、新設備、新流程、新產品等在實際操作實施過程時,都存在較大的風險;如存在制度跟不上、培訓未充分、流程未完善、內控未鍵全、管理不到位等,均是風險源生地。記住:只要有變化就有可能存在風險。
例3-12責任方交界點
如并購業務、跨國合作業務;各公司大門口、貨物交接點、地磅過磅、人員交接手續等。任何作業,有變化,有交接,有變更就有風險。